フリーランス活動の中で領収書とレシートを使って会計処理することも多いですよね。ただ領収書とレシートの違いがよく分からない方もいるでしょう。
領収書とレシートの基本的な役割は変わりません。ただ細かい部分で違いがあるため、知っておくと今後の会計処理や確定申告で役立ちます。本記事では領収書とレシートの違いを徹底解説します。
そもそも領収書とレシート（レシートタイプの領収書）って何？
フリーランスや個人事業主が会計処理する際、領収書とレシートについて知っていると便利です。最初に領収書とレシートについて、簡単に説明します。
領収書とは？
まず領収書とは、金銭の受け渡しを証明する書類です。実際にやりとりされた金額や費用項目、宛名などが明確に記されます。
受け取った側にとっては確実にお金を払ったことを示す証拠です。一方発行した側にとってはサービスを提供した証拠になります。なお発行された領収書は、事業での経費精算や確定申告での経費計上で使われるのが一般的です。
レシート（レシートタイプの領収書）とは？
続いてレシートとは、レジなどの機械で印字される細長い領収書を指します。レシートも基本的には領収書と変わりません。
レシートにも取引の日時や金額、取引項目が明記されるのが一般的です。ただ取引項目については、商品やサービスの名前がより具体的に記されます。また領収書と異なり宛名はありません。
なお、レジではレシートタイプの領収書も発行できます。材質や形はレシートですが、大きく「領収書」と書かれ、下側に金額や但し書きがあるのが特徴です。
領収書とレシートの違い
領収書とレシートは基本同じように見えますが、細かい部分で違いがあります。以下の各点で両者の違いを解説しましょう。
宛名の有無
まず領収書とレシートの大きな違いが、「宛名の有無」です。領収書では宛名を書く欄がある一方、レシートには宛名の欄はありません。
宛名があると、誰が記されている金額を払ったのかを明確に記録として残せます。ビジネスでレシートより領収書が多用されるのも、宛名が残されるためです。
社印が押されているか
続いて領収書とレシートは、「社印が押されているか」でも異なります。特に事業で発行する領収書では屋号や会社名の部分に社印を押すのが一般的な慣習です。
社印を押すことは義務とはされていません。ただ、押していないよりも押してある方が丁寧で誠実な印象を相手に与えられます。
なお一般的なレシートについては、社印を押す箇所はありません。基本的に社印を押さなくても問題ないためです。
書かれている内容
さらに、「書かれている内容」でも大きく異なります。具体的には以下の表の通りです。
| 領収書 | レシート |
|---|---|
| 発行した年月日宛名金額但し書き内訳（税抜・消費税） 発行した人物・店舗の住所や名前 | 決済した年月日金額商品・サービスの名前・単価内訳（税抜・消費税）発行した人物・店舗の住所や名前 |
基本的に年月日や金額など共通する部分もあります。ただ、宛名の有無や商品・サービスの部分の具体性など、細かい部分で異なるのが一般的です。
使われる紙の種類や耐久性
領収書とレシートは、「使われる紙の種類や耐久性」でも違いがあります。特にレシートは感熱紙が使われることが多いです。レジでも感熱紙をセット後、店員が「領収書」ボタンを押すとレシートが発行されます。ただ感熱紙のレシートは、月日とともに文字が薄くなる点が弱点です。
一方領収書はペンで手書きするため、基本的に長期保存に向いています。複写式であれば下側のカーボン紙を控えとして残せるため、より保存におすすめです。
発行をお願いする必要があるかないか
領収書とレシートは、「発行をお願いする必要があるかないか」でも異なります。領収書の場合は、基本的に発行をお願いしないと作成してもらえないことも多いです。特にコンビニなど店舗の場合、レシートを渡されることが多いため、自分から言わないと領収書はもらえません。
一方レシートは普通の買い物でも原則店員が発行してくれる分、お願いしなくてももらえます。
手書きか機械印字か
最後に「手書きか機械印字か」も明確な違いです。領収書については原則、市販やテンプレートの領収書などを使います。発行の際も、作成する側がペンを使って宛名や金額などを記入した上で押印するケースが一般的です。
一方レシートは機械で印字されます。店舗のレジでも店員が受け取った金額を入力すれば、自動的に発行される仕組みです。
領収書とレシートで役割に違いはある？
領収書とレシートで役割が異なるかも知っておくと、経費を計上する時に役に立ちます。
領収書とレシートで役割は変わらない
実は領収書とレシートでは、明確な役割の違いはありません。若干書かれている内容が異なっていても、両方とも支払いを証明する書類として使えます。
特にレシートは英語で「領収書」を意味するため、海外目線では領収書もレシートも同一の存在です。原則としてレシート＝領収書と考えて差し支えありません。
領収書がない時にレシートは代わりになるケースが多い
もし領収書がない場合や発行してもらえなかった場合でも、レシートで代用できます。むしろレシートの方が細かい品目や単価などが印字されるため、領収書以上に信頼性が高めです。
同時にレシートは手書き発行の領収書と異なり、データに基づいて自動発行される特徴もあります。細かい支払い状況を正確に把握できる点では、レシートの方がおすすめでしょう。
領収書・レシートがない時は出金伝票がおすすめ
もし領収書もレシートも手元にない・発行されない場合は、出金伝票を作る手もあります。出金伝票もレシートや領収書と同じく、ビジネス上の取引でよく使われる書類です。ちなみに出金伝票でも以下の項目を残せます。
- 発行した日付
- 支払先（宛名）
- 勘定科目（会議費や消耗品代など）
- 摘要（より具体的な但し書き）
- 支払った金額
領収書やレシートがもらえなくても自分で発行できる点で便利です。ただし、虚偽で発行すると税務署に怪しまれるため注意してください。
領収書がレシートより信頼度の高い理由
領収書もレシートも同じ役割であるにもかかわらず、実際には領収書の方が信頼されやすいです。領収書が信頼される理由も解説します。
宛名で購入者が明確に分かるから
領収書の方が信頼度の高い最大の理由が、宛名の存在です。宛名に書かれた名前は、実際にお金を出した人を証明します。
一方レシートには宛名欄がないため、誰が出したのかまではわかりません。支払った人間の名前がはっきり残ることで悪用を防げるため、領収書の方が重視されます。
なお宛名を書いてもらう際は「上様」ではなく、会社の正式名称を書くと無難です。加えて、株式会社を「（株）」と書くなどの書き方も控えましょう。
企業で古く行われてきた慣習だから
また企業で古くから行われてきた慣習である点も、領収書が重視される理由です。特に大きな取引の場合、会社名や金額などを書き、ハンコを押したものがよく使われます。
フリーランスや個人事業主でも企業に取引書類を発行する際は、領収書として用意するのがおすすめです。ビジネス上の一般常識を理解している相手として、信頼度も増すでしょう。
レシートよりも文字が残りやすいため
さらに領収書はレシートよりも文字が残りやすい点も理由です。領収書は原則ペンによる手書きで発行されるため、インクがずっと残ります。加えて複写式であれば、1枚下のカーボン紙に書いた痕跡が残る分、より証明性が高まりやすいです。
一方レシートの場合は機械が正確に印字してくれます。ただし感熱紙に印字された文字は、時期とともに薄れてしまうため、長期保存には不向きです。
領収書やレシートを発行する際のポイントや注意点
領収書やレシートを発行する際、様々なポイントや注意点があります。今後発行する場合に備えて、以下の点も理解しておいてください。
原則全ての経費に領収書やレシートは必要
まず、原則全ての経費に領収書やレシートは欠かせません。両方とも取引が行われたことを示す書類で、会計処理や確定申告でも必ず使います。
加えて税務署による税務調査が行われた場合も、取引を証明する領収書やレシートがあれば安心です。経費計上した場合は、領収書・レシートやデータは残しましょう。
経費計上で必要な項目
続いて領収書やレシートで経費計上する場合、以下の項目が明記されていることが重要です。
- 宛名
- 発行者や企業の名前
- 発行した年月日
- 取引の内容
- 取引した金額
以上5つの項目がしっかり記されていれば、経費を証明するための書類とみなされます。
5万円以上の取引の場合は収入印紙が必要
なお、5万円以上の取引で領収書やレシートを発行する場合、収入印紙が必要です。5万円以上100万円未満の場合は、200円の収入印紙を貼ります。
しかも印紙を貼った後は、ハンコで割印を押すのが一般的です。ハンコの左半分が印紙の上に来るように押します。
なお収入印紙を貼り忘れたり割印を押し忘れたりした場合、印紙税法20条で罰せられる決まりです。貼るべき収入印紙の金額と過怠税の合計で3倍分の印紙代を支払わなければなりません。ちなみに収入印紙は郵便局やコンビニで扱っていて購入しやすいです。
領収書とレシートは二重発行しない
領収書とレシートを発行する場合、二重発行しない点にも注意しましょう。特に気を付けるべき点が、領収書とレシートを一緒に手渡す行為です。
領収書とレシートは二重に発行しても法律で罰せられません。ただ会計処理の際に、同じ内容の取引を登録するリスクがある分、本来の支出額や税額に誤りが生じます。会計処理でトラブルが起きないように、領収書かレシートの一方を発行するように意識しましょう。もし誤って二重発行した場合は、片方を廃棄してください。
領収書やレシートは原則7年保管する義務も
発行された領収書やレシートは、原則7年保管する義務があります。ただし、発行から7年間ではなく、発行された事業年度の確定申告の期限から7年である点に注意すべきです。
2024年に発行された場合、2024年度確定申告が終わる2025年3月15日から7年間保管します。ちなみに白色申告の場合の保管期間は5年間です。
なお、領収書やレシートを長期間保管する方法は、次の章で解説します。
領収書やレシートの保管方法
領収書やレシートを適切に保管する方法も知っておくと、長期間なくさずに残しておくのに便利です。
ノートやポケットファイルに保管が基本
基本的にはノートやポケットファイルに保管します。ノートや紙を使う場合は、のりで貼り付けるやり方です。またポケットファイルであれば、日や月別に分けて保管します。
ノートやポケットファイルなどを使う場合は、事前に日付や月別に分けておくべきです。先に分けた上で、古い順に保管するとスムーズに作業が捗ります。
一定の条件を満たせばデータ保存もOK
なお、一定の条件を満たせば電子データの形で保存してもOKです。スマホやスキャナーで保存し、2ヶ月と7日以内にタイムスタンプを付与します。なお、タイムスタンプを付与した後は、原本を捨てても問題ありません。
ただし、電子データとして領収書などを受け取った場合、プリントアウトしての保存はできません。電子データとして受け取ったら電子データのまま保管してください。
領収書・レシートを代理で管理してもらえるサービス5選
レシートや領収書の管理や記帳をする暇がない場合、代行サービスを利用すると便利です。特におすすめの5種類のサービスをご紹介します。
経理カイホー
- 領収書やレシートを送るだけで記帳してもらえる
- 税務オプションで確定申告も代行
- 入会金1万1,000円、月額6,600円と格安
まず経理カイホーは、アーバン・コーポレーション株式会社が運営する代行サービスです。未整理の領収書やレシートを封筒に入れて送るだけで、記帳や管理を全てお任せできます。しかも毎月1度送るだけで良いため、本業に集中できて便利です。
加えて税務オプションも申し込めば、税理士に確定申告の作業まで代行してもらえます。申告に必要な各種控除証明書もマイページでアップするだけでOKです。
料金は入会金1万1,000円、月額料金が6,600円と安く抑えられます。申し込みも公式LINEから簡単にできるため、気軽に始めやすい点がメリットです。
KANBEI
- 会計ソフトと連動して使える
- 月額料金やオプション料金が非常に格安
- コストの可視化・削減策の提案機能もあり
続いてKANBEIは、株式会社Wiz（ワイズ）が運営しています。freeeやマネーフォワードクラウドなど会計ソフトと連携して使えるのが特徴です。
料金は最安月額1,100円と非常に安いため、格安の代行サービスを探している方に向いています。加えてスキャンや部門分けも安いオプションで追加可能です。また勘定科目別に支払ったコストを可視化した上で、コスト削減を提案してくれる機能もあります。
Open for
- 毎月領収書などを送った後、記帳や整理を経てデータを受け取り
- 損益計算書やキャッシュフロー計算書の作成も可
- 処理枚数に応じた料金設定
Open forは、株式会社Open forが提供する代行サービスです。毎月1度領収書やレシートを送れば、記帳や整理を代行した上で、まとめたデータを送ってもらえます。しかも追加料金を払えば、確定申告にも使える損益計算書の作成依頼も可能です。ほかにキャッシュフロー計算書を作ってもらえるプランもあるため、日頃の収支も見直せます。
料金は月間処理枚数に応じて設定されていて、31～50枚で3,000円、51～100枚で5,000円です。取引の量によって料金が異なるため、収入が少なくてもコストを抑えつつ使えます。
HELP YOU
- 経理業務以外でも様々な業務を依頼できる
- 経理でも会計入力やデータチェックなどで対応してもらえる
- 優秀なスタッフによるチーム制
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアシスタントサービスです。経理のほか、営業事務・マーケティング・ECサイト運営などでも頼れます。経理業務でも会計入力はもちろん、入力済みデータのチェックや請求書発行まで依頼可能です。
またスタッフも、難しい筆記試験を突破した500名から厳選してチームで対応します。特定のスタッフ1名に担当してもらうプランもあるため、利用するのもありです。料金は最低10万円と高めですが、質の高いサービスを期待できます。
ライト・コミュニケーションズ
- 大量に記帳が必要な時に便利
- 青色申告したい個人事業主向けのサービスも
- 節税対策も提案してもらえる
ライト・コミュニケーションズは、記帳代行専門の業者です。毎月150社分の領収証やレシートの記帳代行や管理を行っています。料金も200仕訳まで2万5,000円、200仕訳以上は50仕訳6,250円と大量の記帳案件向けで便利です。
確定申告でも青色申告したい個人事業主向けのサービスを用意しています。月々4000円で代行してもらえるため、安い値段で65万円控除などの特典を受けられます。加えて青色申告を活かした節税対策を提案してくれる点も嬉しいポイントです。
まとめ
領収書とレシートの違いについて見てきました。両者は基本的に同じ役割を果たすため、経費計上で役に立ちます。
ただし領収書とレシートには細かな違いも色々とあるため、知っておくと会計処理や確定申告で便利です。加えて忙しい時に頼れる代行サービスもあるため、合わせてご利用ください。
領収書やレシートで会計処理や確定申告の準備をする際は、ぜひ本記事の内容を振り返っていただければと思います。