フリーランスエンジニアで活躍する上で業務経験を積んだり、安定した仕事先を見つけることはもちろん大事ですが、必要経費の計上など財務上の事務作業を行うことも、同じくらい重要な業務です。
ただフリーランスエンジニアを始めて、「確定申告書を行う上での経費項目など、財務に関する仕組みや方法がよくわからない」という人も少なくありません。
そこでこの記事では、フリーランスエンジニアの人が確定申告で計上できる経費項目など、経費項目についてのトピックスを以下の項目にそって解説していきます。
この記事を読んでわかること
- 確定申告の経費項目とは？
- フリーランスエンジニアなら知っておきたい、計上できる経費項目
- 税務調査対象にならないためにも、経費を計上する上で注意すべき点
節税対策につながる経費計上を上手く扱う方法もご紹介します。
確定申告の経費項目とは？
引用：pixtabay.com
経費とは、「事業を運営する上で必要な支出・費用」のことを指します。そして確定申告時に経費項目に則って経費を計上・申請することで、所得税などの税額を軽減できる仕組みになっています。
この仕組みはフリーランスエンジニア等の個人事業主にも適応され、適切な経費の分類・計上を行えば、それだけ所得の値を正確に国に申請することができます。収める税金が安くなるなどのメリットが発生します。ただし誤った方法で計上してしまうと、税務調査が入ってしまうなどデメリットが発生してしまう可能性もあります。
このように経費項目の計上は、フリーランスエンジニアとして長期で働く上では、ぜひ正しい知識を持って活用していきたい仕組みです。
フリーランスなら最初に抑えておきたい、確定申告の簡単な流れ
【※イメージ画像例】
フリーランスエンジニアとして働き始めた人の中には、「経費の計上とかできる確定申告って、そもそもどんな手順で出すの？」と疑問を抱えている人も多いかと思います。
そこでこの項目では、簡単にではありますが確定申告の流れを解説します。事前に大まかな流れを知っているだけでも確定申告のスムーズさが大きく変わってくるので、初めて確定申告を行おうか考えている人は参考にしてみてください。
- 確定申告で使用する書類の確認：確定申告書や源泉徴収票など、事業の経理に関する資料を整理しておく。（その際に事業で使った支出を各経費項目に振り分けておきます。）
- 確定申告書の作成：手書きはもちろん、ネット上のデータでも作成が可能です。
- 税務署に提出：窓口に持参する、もしくは郵送を使って対応する税務署に提出します。（e-Taxやスマホアプリなどを使用した、電子申告も可能です。）
- 税金を納付・還付：振り込みやコンビニなど指定された方法を使って税金を納付します。（また計上した確定申告書によっては、過剰に収めた税金が還付される場合もあります。）
フリーランスなら知って損はなし、所得税の計算方法とは？
出典：pixtabay.com
確定申告書の大きな役割として「所得税を徴収する」というものがあります。ただ確定申告書をしただけでは、徴収される所得税の仕組みが少しわかりにくい部分があります。
そこでこの項目では、確定申告書の内容を元に行われる「所得税の計算式」を解説したいと思います。フリーランスエンジニアなら知って損はない情報ですので、この解説を元に自分が収める所得税はどれくらいなのかを計算してみてはいかがでしょうか。
- 収入から経費を差し引き、所得額を算出する。
（収入：300万、経費：25万の場合は所得額：275万になります。） - 所得控除を差し引き、課税所得金額を算出する。
（所得控除には48万円の基礎控除や、社会保険料控除などがあります。） - 所得税の税率をかけて所得税額を算出する。
（課税所得額が275万円の場合は所得税率が10％になるので、所得税額：27.5万円になります。） - 所得税額から控除額を差し引き、基準所得金額を算出する。
（課税所得額が275万円の場合は控除額：9万7500円になるので、所得税額：27.5万円から9万7500円を差し引いて、基準所得金額：17万7500円になります。） - 基準所得金額を使い復興特別所得税額を算出し、加える。
（復興特別所得額は「基礎所得額×2.1％で計算できます。） - 特定の税額控除を差し引き、最終的な納税額を算出する。
（特定の税額控除には住宅ローンや配当控除などが該当します。）
フリーランスエンジニアなら知っておきたい、計上できる経費項目
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ここでは以下の経費項目について、計上内容の具体例を交えて解説します。
- 通信費
- 水道光熱費
- 地代家賃
- 旅費交通費
- 接待交際費
- 消耗品費
- 減価償却費
- 雑費
フリーランスエンジニアにとって計上しやすい経費項目を選抜しましたので、ぜひ活用してみてください。
通信費
事業で使用した電話代、インターネット通信費用などは【通信費】で経費を計上することができます。
ただし計上する際は私用で使用した電話代やインターネット通信費用などが含まれないように、事業で使った割合と私用で使った割合を大まかに比率で算出して、料金を計上する必要があります。
水道光熱費
事業で使用した電気代・水道代などは、【水道光熱費】として経費を計上することができます。
ただし上記で説明した通信費のように、事業で使った割合と私用で使った割合を大まかに比率で算出して、料金を計上する必要があります。
地代家賃
仕事をする事業所を賃貸で登録している場合は、家賃代を【地代家賃】として経費を計上することができます。
ただし事業所の場所が自宅と同じである場合は、家船体の面積と仕事で使用している場所の面積の比率を元に家賃を計上するなど、家賃全体で計上しないような工夫が必要です。
また事業所の場所が持ち家だったりする場合は、管理費や固定資産税、借入利息も【地代家賃】として計上することができます。
旅費交通費
打ち合わせや出張など、事業関連で移動の費用が発生した場合は、移動費を【旅費交通費】として経費を計上することができます。
ただしICカードなどで電車代などの移動費を支払いした場合は、ICカードのチャージをした際の領収書を保管しておくなど、支払い証明ができるよう工夫が必要です。
接待交際費
業務上の打ち合わせを喫茶店で行ったり、取引相手主催の打ち上げや忘年会などに参加したら、その費用を【接待交際費】として経費を計上することができます。
ただこの【接待交際費】の費用はプライベートな飲み会の領収書なども適応しやすいため、不正がされないよう、税務署のチェックが厳しい項目でもあります。
領収書に同席した取引相手の名前を書いておくなど、税務署調査で質問が来ても対処できるように対策を講じることをおすすめします。
消耗品費
コピー用紙やキーボードやマウスなど、事業をする上で消耗品が発生した場合はその費用を【消耗品費】として経費できます。
業務に使用する文房具類にも適応できますので、消耗品を購入する際はこまめに領収書をもらうようにしておきましょう。
減価償却費
業務上で使用する、耐用年数が適応される商品を購入した際には、その費用を【減価償却費】として経費を計上することができます。
耐用年数が適応される商品としては、パソコンなど高価格の電化製品が当てはまります。また青色申告制度を確定申告書に適応していた場合は、30万円以下のものであれば「少額減価償却資産」として、購入した年に全費用を申請することができます。
雑費
資格を取るための講義料やパソコンのソフトの費用など、経費項目に当てはめることが難しい費用は【雑費】として経費を計上することができます。
ただ【接待交際費】と同様、この項目もプライベートで発生した領収書を計上しやすいということもあり、税務署のチェックが厳しい項目でもあります。
決算書に項目を書く際に細かく情報を書き込めるように、使用した目的や経緯をしっかりと記録しておくことをおすすめします。
税務調査対象にならないためにも、経費を計上する上で注意すべき点
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申告内容に怪しい点が見られたり、税務申告が行われていないとフリーランスエンジニア等の個人事業主でも税務署から【税務調査】が入ってしまう可能性があります。
税務調査によって不正や申告が行われていないことが発覚してしまうと、加算税や延滞税などペナルティを課されてしまうこともあります。
そんな事態にならないためにも、フリーランスエンジニアが確定申告時や、経費計上に気を付けなければいけないポイントを３つ紹介します。財務処理を行う際はこれらのポイントに注意して、確定申告後に問題が起きないように心がけましょう。
【経費を計上する上での注意点】フリーランスエンジニアなら活用必須、家事按分とは？
事業所を自宅と兼用して利用している場合は、事業として使っている費用を算出するために【家事按分】（かじあんぶん）する必要があります。
特にフリーランスエンジニアとして働いている人の中には、自宅を事業所として使っている人もいるため、経費項目によっては家事按分をすることが必須になるケースが多くあります。間違った経費計上が原因で税務調査対象にならないためにも、家事按分を積極的に使うようにしましょう。
家事按分の計算方法
主に家事按分の対象になることが多い計上の項目は、「地代家賃」「水道光熱費」「通信費」になります。
家事按分の明確な計算方法は公式では特にないのですが、「地代家賃」の場合は全体の家の面積から、事業に使用している面積の割合で家賃を計算するなどの方法が一般的です。また「通信費」や「水道光熱費」は一日の業務時間から比率を出して（例えば一日8時間業務しているなら通信費用の4分の1を経費として計上するなど）、計算しているケースが多いです。
家事按分について悩んでいる人がいましたら、上記のケースを参考にして経費を計上するのが良いでしょう
【経費を計上する上での注意点】フリーランスエンジニアの経費率の目安
「経費を出す上でどのくらいの価格まで計上しても大丈夫なんだろう？」と心配になってしまうフリーランスエンジニアもいるかと思います。そんな人は【経費率】を利用して大まかな目安を計算してみることをお勧めします。
【経費率】とは売り上げに対する経費の大まかな指標で、フリーランスエンジニアの経費率は売り上げの50％とされています。ただあまりこの指標を気にしすぎて、必要な費用を経費として計上しないのは損になってしまいます。
あくまでも「経費率は費用額のひとつの目安程度にはなる」という認識を持っておくのが良いでしょう。
【経費を計上する上での注意点】税務調査対象になりやすい経費項目
経費を計上する上で、税務署が特に厳しく確認している項目があります。それは「接待交際費」と「雑費」です。この二つの項目は内容の性質上、プライベートな領収書でも計上しやすい傾向があるため、特に税務署が厳しく確認する傾向があります。
不正なものと判断されないためにも、フリーランスエンジニアとして経費を計上する際には「接待交際費」と「雑費」の領収書に詳細な情報を書き込んでおいて、その情報を収支内訳書にプラスするなど対策を講じるようにしましょう。
フリーランスエンジニアとして活躍するためにも、経費項目を上手く活用して、お得に節税しましょう！
今回はフリーランスエンジニアの人に向けて、経費項目の概要や注意点を解説しました。経費の計上を上手く使うことは、節税に対して非常に有効な手段になります。ぜひ確定申告をする時にはこの記事の情報を上手く使って、費用を経費として計上してみてください。